马来西亚的维修工单系统（job sheet app），该记下谁做了哪张单、几点、在哪里、有什么证明，又不用师傅学太多东西。我们新山 100 多间 homestay 的维修团队，几乎全部在 WhatsApp 上做完，办公室再到后台结单、开发票。
这篇写的是这个团队真实的一天，包括到现在还会出错的地方。单是怎么来到团队手上的，请看我们怎么派工 100 多间 homestay 的维修；这篇从那篇结束的地方开始。
纸本工单和 WhatsApp 群组为什么撑不住？
两个都不笨。纸本便宜，群组每支手机都有。问题在一个月后有人来问的时候，它们留下了什么。
| 一个月后的问题 | 纸本工单 | WhatsApp 群组 | 工单系统 |
|---|---|---|---|
| 这张单真的做完了吗？ | 要看单子有没有交回来 | 往上滑，碰运气 | 状态＋改变的时间 |
| 修好是什么样子？ | 通常没照片 | 在媒体档案里某个地方 | 照片挂在工单号下面 |
| 谁到过现场、几点？ | 手写时间 | 也许有一句话 | 开工和结单时间，允许的话有定位 |
| 这张收据是哪张单的？ | 有时钉在一起 | 一张没有单号的照片 | 报销连到工单或单位 |
| 开单了没？ | 靠某人记得 | 靠某人记得 | 发票连到工单 |
搜这个题目，Google 第一页多半是外国厂商（例如 Joblogic）或大型系统的设定说明（例如 Zoho FSM 的 job sheet）。功能写得很清楚，但很少写到一个师傅站在电梯口、双手是湿的——那才是真正的考试。
为什么把工单放进 WhatsApp，而不是另外一个 App？
因为每个师傅本来就开着它。我们也有给师傅用的网页，但 WhatsApp 菜单一样做得完一天的工作：
| 师傅发什么 | 做什么 |
|---|---|
/startwork、/endwork | 打卡上班、下班，附定位 |
/mytask | 今天的单，选一张开工 |
/completetask | 完工（After 照片、备注）或待续 |
/claim、/expenses | 传收据照片或 PDF |
/feedback | 报告在单位看到的问题 |
/unit A-12-03 | 那个单位的门锁密码、车位、信箱或 QR |
两条规矩让它安全。任何写入都先显示出来，师傅回「yes」才真的做，所以发错一句话关不了一张单。机器人看不懂的话，它不回，标给同事处理。回覆跟着师傅写的语言走：华语、英文或马来文。
这张表里最敏感的是门锁密码，所以每一次查询都有记录。
师傅的一天实际是怎样？
早上 8 点，清单来了。 公司设的时间（预设 08:00），每位师傅收到一则讯息：今天每张单的工单号、单位和描述。里面有今天排的单、到了回来日期的待续单、还没排日期的单。还在等报价批准的单不会出现，因为还不该有人动它。
打卡。 在 WhatsApp 上拍车子油表照片、确认车牌、分享定位。这一步同时开了油钱报销用的车子班次。在 WhatsApp 上，没打卡不能开工。
开工。 记下时间，师傅允许的话也记 GPS。可以同时开几张单，因为真实的一天本来就会重叠。报价还没批的单开不了工。
结单，两种选一种：
| 选择 | 必须有什么 | 接下来 |
|---|---|---|
| 完工 | 至少一张 After 照片 | 状态变完工；所有主管收到 WhatsApp：谁做完哪一张 |
| 待续 | 备注；照片和回来日期可有可无 | 单子变暂停；通知报修的人；时间到了回到早上清单 |
第二个选项比看起来重要。没有它，等零件的师傅会让单子「进行中」挂一个星期，没人分得清是卡住还是在忙。备注必填，原因就在发生那一刻写下来。
收据。 传照片或 PDF，AI 读内容，师傅确认单位、选报销或开支、确认摘要，然后进 Expenses 等办公室核对。同一家店同一个收据号，第二次会被拒绝（第一次被退回的不算）。
下班打卡。 再拍一次油表；有加油就传加油收据和金额。
主管不用追人，能看到什么？
三份定时总结，各有自己的开关，每份一天最多一则，没内容就不发：
| 总结 | 预设时间 | 给谁 | 内容 |
|---|---|---|---|
| 早上 | 08:00 | 主管 | 每位师傅今天的单 |
| 傍晚 | 18:00 | 主管 | 每位师傅做完、没做完几张，加上谁没打卡 |
| 傍晚 | 18:00 | 每位师傅 | 自己做完和没做完的 |
主管也可以随时用 /alltask、/summary 查，用 /newjob、/assign 在同一个对话开单派单。有用的是傍晚那份：忘了打卡的师傅当天就是一行字，不用等到月底才发现。
做完的单怎么变成发票和薪水单？
「完工」是师傅说的，还不是帐单。办公室看过之后定 Final 金额，这一步自动开发票、推进 Bukku，再用 WhatsApp 发给收发票的人。标 FOC 的单不开发票。批准那一段写在先修还是先报价；屋主怎么看结果，请看怎么核对托管月结单。
开支分三个分页：Verify、Pending payment、Paid。按下已付之前什么都不进帐，所以报错的单可以直接改，不用作废。
薪水用同一份记录。师傅可以月薪或按单计，按单就是单数乘单价。EPF、SOCSO、EIS 照官方缴费表。某个人当月拿到钱之后那一行就锁住，还没领的同事照样可以改。这样做是因为以前整个月一起锁，十个人有三个先领，老板只好回去用 Excel。
到现在还会出什么错？
- 只有 After 照片是强制的。 我们的 Handyman 页面写每张单都有施工前后照片，但系统只挡「没有 After 照片不能完工」。Before 照片靠纪律，也靠报修的人有没有传。
- 照片不等于品质。 没有东西检查照片是不是那个单位、修得好不好，还是要有人看。
- GPS 只记录，不管人。 我们存定位，但没有电子围栏挡住在错的地方打卡；工单的 GPS 也要师傅允许才有。
- 忘了下班打卡。 隔天早上 05:00 之后，没结的那天自动关掉、算 0 小时，等老板填真实时间。这样公平，但是人手工作，而且真的会发生。
- 迟到不会自动扣钱。 迟到分钟和无薪假是在薪水单上手动输入的。打卡时间不会自动流进薪水，要有人去看。
- 讯息可能悄悄发不出去。 通知是背景跑的，师傅按的那一下不会因为通知失败而失败。代价是没发出的讯息不会挡住工单；晚了几个小时的总结会直接放弃，不会半夜才发。
- 没有客户签名。 这个流程没有在手机上签名那一步。如果你的客户要签名的工单（有些设施合约会要），这里还没有。
付钱买任何工单系统之前该问什么？
包括我们的。我们会问这些：
- 师傅能不能单手、讯号差、用他真正会写的语言做完一张单？
- 哪些证明是系统强制的，哪些只是鼓励？
- 有没有真正的「今天做不完」状态，而且原因必填？
- 同一张收据第二次会不会被拒绝？
- 做完的单会不会自动在你的会计软件开发票，还是要重打一次？
- 单子做完谁会收到通知？那则通知失败了会怎样？
- 收费是按师傅、按单还是固定价？Capterra 这类目录列出有些工具按人计费，也有评测说有些按单计费，各处数字对不上，所以看厂商自己的价格页，用你真实的单量算一次。
- 离开的时候，工单历史会怎样？
什么情况不需要这个？
诚实看规模。一个师傅自己当老板、几个固定客户，一本笔记本加共用日历就很好。系统给每张单多一个步骤，要有不止一个人需要知道发生什么，这个步骤才划算。
不打算执行的软件也一样。师傅不肯传照片，App 改变不了这件事；不肯放行没照片单子的主管才改变得了。同样的「什么时候 Excel 撑不住」的算法，写在 PMS vs Excel：10、30、50 间。
想用这一套怎么开始？
这篇背后的系统叫 Handyman，服务范围是新山。Handyman 页面主要写给想把维修交出去的屋主和经营者，现在的方案看价格页。如果你有自己的维修团队、只想要系统，询问时直接讲清楚，并请对方书面写明条款，包括什么有含、什么没含。
这篇写的是我们自己团队的做法，不是服务保证。功能和预设可能改变；方案条款以你注册时价格页所写的为准。