简短回答：民宿自动发讯息给客人，要在住宿过程中几个固定时间点发，用客人那边的时间和客人的语言，并且跳过已经做完那件事的人。我们用 9 个时间点，从订房到退房。排时间不难，难的是知道什么时候该闭嘴。
网上讲 Airbnb 自动讯息的文章，多数是给你模板：订房确认、前一天发入住说明、退房后说谢谢（Hostaway、RedAwning）。Airbnb 自己的「定时讯息」可以在入住当天这类时间点自动发（Airbnb），Hospitable 说它的触发是围绕三件事：订房、入住、退房（Hospitable）。
如果你只在 Airbnb 卖，这样够了。我们的单位同时在 Airbnb、Agoda、Booking.com 和直订卖，马来西亚和新加坡客人回的是 WhatsApp，不是平台收件箱。所以我们把这套时间表做进自己系统的 WhatsApp 那一边，在新山 100 多间单位上发给真的客人。下面是它发什么、几点发、我们错过什么。
民宿应该在哪 9 个时间点发讯息给客人？
下面是我们设定里的 9 个时间点。每一个的文字都已经写好，经营者能控制的只是开不开，以及按钟点发的那几个要几点发。
| # | 时间点 | 什么时候发（预设） | 谁会收到 |
|---|---|---|---|
| 1 | 订房欢迎 | 订单一出现 | 新订单；客人已做完预先入住就不发 |
| 2 | 入住前一星期 | 入住前 7 天 10:00 | 所有要来的客人；已做完的收到不同文字 |
| 3 | 入住前一天 | 入住前 1 天 10:00 | 只发给还有步骤没做的客人 |
| 4 | 入住当天早上 | 入住日 09:00 | 要来、还没进屋的客人 |
| 5 | 房间好了 | 单位打扫完、可以进 | 现在可以进屋的客人，每人一则 |
| 6 | 退房前一晚 | 退房前一晚 20:00 | 只发给真的在住的客人 |
| 7 | 退房当天早上 | 退房日 09:00 | 在住、还没按退房的客人 |
| 8 | 退房前 30 分钟 | 该单位自己的退房时间减 30 分钟 | 还在单位里的客人 |
| 9 | 超时 | 退房时间后 15 分钟起，最多 3 小时 | 还没按退房的客人 |
这是故意不做成「自由规则」的。一个「如果这样就发那样」的引擎，会让人做出一条没有讯息内容的自动化，或在住宿错的阶段发出去。固定时间点很无聊，但收讯息的是付钱的客人，无聊才是对的。
9 个预设全部关着，经营者自己打开才会发。系统一更新就开始发讯息给真客人，那不叫功能。
为什么最后两个没有时间可以设？
因为「退房前 30 分钟」不是一天中的某个钟点。一间 12:00 退房，另一间 14:00。如果画面只让你填一个时间，一定有一间是错的。所以第 8、9 个读每个单位自己的退房时间，再加减固定的分钟。
付费延迟退房会把这个时间往后推，讯息跟着走：买到 15:00 的客人 14:30 才收到提醒，不是 11:30。这两个都只在自己的时段内发：提醒只在退房前那 30 分钟；超时讯息从退房后 15 分钟到 3 小时。晚上 8 点才打开这功能，不会对所有还在屋里的客人说「再 30 分钟退房」。超过 3 小时还没退的，就不是提醒能解决的，要真人处理。
什么时候不应该自动发讯息？
我们大部分力气花在这里。下面每一条跳过的规则，都是因为有人收到了不该收的讯息。
- 做完了就不追。入住前一天的提醒只发给还有步骤没做的客人。一星期前那则发给所有人，但已经做完的客人收到的是「都准备好了，欢迎你」，不是待办清单。
- 已经进屋就不说「今天入住」。提早入住的客人，入住日早上那则会跳过。
- 取消就是取消，不管怎么拼。从 channel manager 同步过来的取消写成「Cancelled by Host」「Cancelled by Guest」「Cancelled by OTA」。我们第一版只认单独的「cancelled」这个字，所以 2026 年 9 月，订单已经取消的客人收到了「欢迎，你的订单已确认」。现在每一种写法都认得，no-show 也算。
- 续住是同一次住宿。2026 年 10 月，一位续住的客人人还在单位里睡，却被当成新订单欢迎、还被告知预先入住没做。现在系统认得续住链的第二张订单，入住那一边的讯息都不发。
- 屋主自住不是客人。屋主封锁自己单位，什么都不会收到。
- 还没入住，就先不发退房讯息。晚上 11 点才到的客人，入住之后才会进退房名单。
怎么避免讯息半夜 4 点发出去？
我们的主机用 UTC 时间。2026 年 8 月发现，经营者设 20:00，系统却拿主机的钟来比，结果吉隆坡的客人凌晨 04:00 收到讯息。现在每个发送时间都按经营者自己的时区算（预设 Asia/Kuala_Lumpur），时区打错也会退回马来西亚时间，不会退回 UTC。
第二条：先登记再发。每一则发之前先用唯一键记下来，发失败再删掉。主机重开、发到一半，也能接着发而不会重复发给同一个人。每一轮最多发 50 则，就算第一天设错，错的规模也小。
为什么 WhatsApp 要用审核过的模板？
在官方 WhatsApp Business Platform 上，只有客人最后一则讯息之后的 24 小时内，才可以自由发讯息。超过就只能用 Meta 审核过的模板。2025 年 7 月 1 日起 Meta 按每则送达的模板收费；utility 模板在客服窗口开着时免费，窗口外要收费（Meta、SleekFlow）。
入住前一星期的提醒几乎一定在窗口外，所以要模板。我们吃过亏学到两件事：
- 没有模板就不发。经营者打开了某个时间点、却没有审核过的模板，系统会直接讲出来，不会假装「已执行」。
- 改模板可能让讯息停掉。2026 年 9 月我们把订房欢迎从三个栏位改成四个加一张图。Meta 审核新版本那段时间，欢迎讯息完全发不出去。现在发之前会先对照已审核的格式。
每个时间点也可以勾其他渠道：第二个 WhatsApp 号码、连线的 WhatsApp 线路，或 email。勾两个号码，客人会收到两次同样的讯息。我们允许，因为那是有人自己选的，画面也会写明代价。
讯息用什么语言发？
用客人的语言。发之前系统读客人最近 8 则传给我们的讯息来判断。从没跟我们聊过、或只回过「2pm 👍」的客人，收到英文。这是故意的：猜错成华文或马来文，比简单的英文更难看。
退房之后还会发什么？
有两种跟进不在时间表里，因为它们是从「我们问了一个问题」开始算，不是从日期：
- 退押金的银行资料。我们问了押金要退到哪里、客人已读不回，会收到三次提醒：退房当天 20:00、隔天 09:00、隔天 20:00。每张订单一辈子最多三次。银行资料从任何管道进来，马上停。
- 多间一起退房。一团人退好第一间就没下文，30 分钟后提醒一次；90 分钟后转给同事处理。
这套东西做不到什么？
对你这个买家要讲公道话：它不会帮你写出好文字。文字、模板、Meta 审核都是要花工夫设定的，Meta 审核多久也不是我们能控制。它也只知道你订单里有的资料。如果单位没设各自的退房时间，第 8、9 个会用预设值，不一定对你的单位。
上面列的错都是真的，每一个都是客人收到错讯息才发现，不是测试抓到的。哪个供应商说他的自动化从没发错过，只是还没跑够久。
怎么开始？
打开任何自动讯息之前先确认三件事：每个单位都设好入住和退房时间；每个时间点、每种你需要的语言都有审核过的模板；先拿一间单位完整测一次住宿。
AntlerChat 就是我们发这些讯息用的 WhatsApp 收件箱，跟 AntlerHub 的订单连在一起。看它怎么运作和目前价格：/chat。如果你也要管门锁密码，可以看每张订单怎么自动有一组门锁密码，以及我们的入住机器人怎么做到不乱编链接。