好的 homestay 清洁排班，不是一张写满退房的 Excel，而是一条规则：每间单位、每一天，要不要派清洁员、几点去、房间是不是真的空了。 在我们的 PMS 里，订单一写入就生成清洁单，每晚再核对一次；延长入住、延迟退房、重复单这三种情况，是我们在 100 多间单位上一次次踩出来的规则。
为什么清洁排班用手管迟早出事？
只有 5 间的时候，谁几点走你都记得住。到了 100 多间，就记不住了，手排的清洁表会用两种很安静的方式出错。一种是退房没有变成清洁单，下一组客人走进一间没打扫的房。另一种是某天明明没人退房，清洁表上却有一张单，清洁员去敲一扇客人还在睡的门。
这两种错都不会弹出错误讯息。前一种变成一则差评，说枕头上有头发。后一种变成一则愤怒的讯息，开头是「刚才有人想进来」。根源是同一个：日历和清洁表是两份文件，得有人手动让它们保持一致。
解法是不要再用手去对齐。在 AntlerHub 里，清洁单是从订单「推算」出来的，订单一变，清洁单就重新推算。
AntlerHub 怎么把订单变成清洁单？
三件事一起跑：
- 每次订单写入时。 订单一建立或修改，系统就检查那间单位在退房日是不是真的空出来；是的话，为那间单位、那一天建立一张清洁单。
- 马来西亚时间每晚 01:00 核对一次。 把当天的退房再走一遍，补上实时那一步漏掉或做错的。
- 回头扫七天。 实时触发是「发出去就不管」的，程序重启或数据库刚好断线，就可能悄悄漏一张。所以夜里这一轮也会回看七天，把卡在错误状态的单修好。
清洁单会送到 Cleanlemons，也就是我们自己的清洁营运软件，清洁员在自己的看板上看到。如果你的清洁员是靠 WhatsApp 群派工，这套自动化对你不适用。它能运作，是因为两边都是我们自己的系统，所以接通只是一个开关，不是一个对接项目。
已取消和 no-show 的订单不会生成清洁单；没写状态的订单当作有效。
各种情况下系统会怎么做？
| 情况 | 系统的做法 |
|---|---|
| 正常退房，之后没人入住 | 那间单位一张清洁单，09:00 开始 |
| 同日换客（一组走、另一组进） | 建单并标成背对背，因为这天最需要打扫 |
| 客人买了延迟退房 | 清洁单改成房间空出来的时间，并注明「客人 15:00 离开（延迟退房）」之类 |
| 清洁单已存在，之后才买延迟退房 | 机器人建的、还没开始的单会往后挪；只会往后，不会往前 |
| 客人延长入住 | 原本的退房日不生成清洁单，因为单位没有空出来 |
| 延长后又缩回原本日期 | 又变成换客，清洁单回来 |
| 两张订单同时落在同一间单位 | 一间单位一天仍然只有一张单 |
| 有人手动建立或修改的单 | 机器人不碰 |
最后一行很重要。夜里的核对会删掉「退房消失了」的机器人单，但绝不会动客户或营运人员手动建的单。
把清洁员派错门口的三个坑是什么？
这些都是真的，上面的规则就是这样来的。细节一律匿名。
坑一：延长入住看起来像退房。 客人付钱延长，原订单的日期并不会被改，而是另外多出一张订单，在第一张退房那天入住。纸面上，单位换客了；实际上，同一个客人还躺在床上。我们真的把清洁员派去过一间客人还在睡的房，那天还是客人付钱要住的日子。现在系统会把整串订单连起来看，包括员工用第二张 Direct 订单来记录的延长，把单位当作有人住。真正的同日换客，也就是进来的是另一位客人，仍然照算。
坑二：没人通知清洁员的延迟退房。 我们有卖延迟退房。前一天建好的清洁单还写着 09:00，而客人已经付钱住到下午两点。一样是敲一扇不该敲的门。现在开始时间会跟着延迟退房走，已经存在的单也会自动往后挪，而且只挪机器人自己建、还没动过的单，只往后，不往前。
坑三：同一间单位在看板上出现两次。 有三条路径可以为同一间单位同一天建单：订单写入、自我修复，以及夜里的核对。两条同时跑时，各自都在对方写入之前看到「还没排」，于是清洁员的看板上同一间单位出现了两张。现在建单改成按单位按天排队，后面还有数据库那一层防线。
客人离开之后会发生什么？
状态链跟清洁单本身一样重要。客人退房后，清洁单会自动从「等待退房」变成「可以打扫」。这一步以前是人工按钮，没人按的时候，清洁员人到了门口，却没办法按「开始」。
清洁员做完，单位就从「脏」变回「可售」，日历才知道这间能卖。系统只修还停在「脏」的单位；如果下一组客人已经住进去，「入住中」比较新，就不会去覆盖。七天回扫会把两个方向漏掉的都补上。
它有什么做不到，哪里会出错？
老实讲限制：
- 它靠那条连接。 清洁端的连接断了，清洁单就不会出现。我们夜里那一轮以前不管发生什么都回报成功，所以连接断掉看起来跟平静的一天一模一样。现在会回报失败。
- 读不到延长入住的资料时，它什么都不做。 不建也不删，因为「读不到」和「没人延长」看起来一模一样。少数日子可能需要人工看一眼。
- 默认是 09:00，不是你的退房时间。 清洁员去早了顶多是敲一次门，从来没去则下一组客人进到脏房。我们选了较轻的那一个。
- 它不替你挑清洁员，也不会让清洁更便宜。 它只减少打字和出错，仅此而已。
- 测试单位会被跳过，标成测试的单位不会产生真正的清洁单。
小规模的屋主值得用吗？
如果你管的不到十间，订房和打扫是同一个人，日历加上好习惯可能就够了。当排班的人和回覆客人的人不是同一个，这些规则才开始值回票价，因为「客人延长了」这句话就是在那时传不到清洁员耳朵里。同步那一边的问题，可以看马来西亚 homestay 的 channel manager：同步最常出错的 7 件事。
想看 AntlerHub 怎么把清洁排班和日历放在一起，从 /antlerhub 开始。